Comment planifier et organiser un évènement professionnel

Comment planifier et organiser un événement professionnel

Planifier un évènement professionnel peut être une tâche ardue, mais avec un guide simple ainsi que quelques conseils d’un traiteur évènementiel, vous pouvez avoir toutes les bases en main.

Planifiez à l’avance

Le temps est votre meilleur ami pour planifier un événement réussi. Les petits détails peuvent en effet pendre beaucoup plus de temps qu’on ne le pense. Pour les grands événements, comme une soirée de lancement, commencez les préparations au moins 8 à 12 mois à l’avance. La planification d’un évènement professionnel doit toujours commencer par la recherche des lieux. Les salles les plus populaires sont généralement réservées des mois à l’avance. C’est pour vous assurer que les lieux que convoitiez seront bien disponibles qu’il faut s’y prendre tôt. Il en est de même pour les traiteurs évènementiels. Les meilleurs sont souvent engagés dès le début de l’année.

L’expérience culinaire

Le repas est souvent la pierre angulaire de tout évènement. C’est en effet un moment de partage et de convivialité, d’où son importance. Et il n’y a rien de tel qu’un bon menu pour conquérir les invités. Pour y parvenir, il est conseillé de faire appel à un traiteur évènementiel expérimenté. Pour que ce dernier puisse tenir la promesse de repas savoureux, faites-lui part de vos goûts et de vos attentes. En outre, recherchez un traiteur qui a de l’expérience dans l’évènementiel et qui peut proposer des options adaptées à vos besoins. Visitez par exemple le site du traiteur 6em Sens pour en savoir plus sur les différentes prestations qu’il propose.

Un traiteur professionnel doit non seulement vous aider à choisir le bon repas, mais il doit également s’assurer que le service soit bien géré et à que le repas et les boissons soient servis à temps. Cela implique un bon équipement mais aussi un bon placage. En outre, le traiteur doit être apte à embaucher des serveurs et des barmans expérimentés. Vous serez surpris de l’impact négatif qu’un serveur ou un barman inexpérimenté peut avoir sur le succès d’un évènement.

Vérifiez les moindres détails

Passez en revue chaque détail de l’évènement une semaine avant le jour J. Pour ce faire, utilisez une liste de contrôle et cochez chaque étape réalisée, de la configuration à la répartition. Prenez des notes et faites les ajustements lorsque vous avez terminé. Cela peut être nécessaire pour vous aider à régler les derniers ajustements qui doivent être faits et pour ne rien oublier.

Bien gérer le budget

Sans une bonne gestion, on risque de dépasser le budget bien avant qu’on ne le croit. Bien que certaines dépenses puissent sembler mineures, elles peuvent représenter une part non négligeable des dépenses lorsqu’elles s’accumulent. Pour bien gérer son budget, il est conseillé de faire une liste documentée de chaque achat et de son coût. Il faut également prévoir un budget pour les imprévus qui vous permettra de couvrir les extras. En effet, un traiteur évènementiel peut proposer des éléments indispensables que vous n’avez pas prévus.

Avoir un plan B

La gestion d’un événement nécessite une bonne préparation, mais aussi de l’anticipation. Il faut être prêt à affronter tous les imprévus de dernière minute et de les résoudre adéquatement. Il peut souvent arriver qu’un prestataire ait un empêchement de dernière minute, dans ce cas, il est nécessaire d’avoir un plan de secours ou un plan d’urgence. Aussi, il ne faut pas arrêter son choix à un seul prestataire, mais il faut garder le contact au cas où celui que vous avez engagé ne soit pas disponible le moment venu.

Les événements bien gérés sont souvent réussis. Bien que la planification puisse être stressante, c’est un élément essentiel à ne pas négliger. Avec une vision réfléchie et un excellent traiteur évènementiel, il n’y a aucune raison à ce que l’évènement ne soit pas un succès.