Les classeurs à anneaux représentent un support fondamental pour la majorité du travail de bureau et de l’archivage. Il existe en effet de nombreuses activités professionnelles qui nécessitent l’archivage des documents produits ou reçus, afin qu’ils puissent être consultés à tout moment lorsqu’ils sont nécessaires et aussi les entreprises sont dans l’obligation de garder certains documents un certain temps. Qu’il s’agisse de contrats, d’offres d’achat, de devis ou de tout autre document papier, il est essentiel que chacune de ces feuilles soit tenue en ordre, non seulement pour éviter toute perte, mais aussi pour s’assurer qu’elles puissent être identifiées et retrouvées immédiatement, sans perte de temps.
1. Types de classeurs à anneaux
Les classeurs à anneaux, en bref, contribuent de manière décisive à l’efficacité d’un bureau et permettent d’accélérer toutes les procédures, avec un gain de temps plus que considérable. Selon l’usage auquel ils sont destinés, ces produits peuvent être divisés en classeurs à anneaux et enregistreurs. Les premiers sont sans cas et sont utilisés pour toutes les consultations qui doivent être effectuées à une certaine fréquence et avec la même rapidité : par exemple, pour les informations, les manuels, les listes de prix, etc. En outre, il peut être utilisé pour la collecte de matériel d’information à montrer aux clients.
En ce qui concerne l‘archivage, ce sont plutôt les classeurs à anneaux classiques qui sont utilisés, ils se caractérisent par une couverture en carton. Ils sont particulièrement utilisés pour l’archivage de documents tels que les factures qui doivent être consultées de temps à autre, sporadiquement. C’est précisément pour cette raison qu’à la fin de chaque année, les enregistreurs sont généralement transférés dans les archives, afin de ne pas occuper d’espace de bureau, mais d’être disponibles et à portée de main.
2. Formats de classeurs à anneaux
Les différents modèles de classeurs à anneaux diffèrent également les uns des autres selon leur format. Sachant qu’ils sont presque toujours responsables de la conservation des documents A4, deux formats sont le plus souvent adoptés, à savoir le protocole et le commercial. Les classeurs de protocole ont une profondeur de 28 cm et une hauteur de 34 cm; ils sont parfois marqués d’un dos de 5 cm, ou plus souvent de 8 cm; les classeurs commerciaux, par contre, sont un peu moins hauts – 31 cm – mais ont la même largeur que ceux du protocole; vous pouvez aussi choisir entre un dos de 5 cm et un dos de 8 cm dans ce cas.
Quels sont donc les aspects qui doivent être pris en compte dans la perspective de l’achat d’un collecteur? Tout d’abord, il faut prendre soin de mesurer les armoires dans le bureau, et en particulier la hauteur de leurs étagères, pour éviter d’acheter des classeurs de protocole de 34 cm de haut et qui ne tiennent pas entre les étagères. En plus des dépliants A4, dans tous les cas, vous trouverez également sur le marché d’autres propositions : celles au format A3 de 29,7 cm x 42 cm, ou celles au format A5 de 15 cm x 21 cm. Pour ceux qui ont besoin de grands formats (par exemple les ateliers d’arpenteurs-géomètres ou d’architectes où les projets et dessins doivent être conservés), il existe également des classeurs de 50 cm x 70 cm. Les diamètres des anneaux – qui peuvent être de 2 ou 4 pour chaque plieuse, selon le cas – vont d’un minimum de 13 mm à un maximum de 30 mm, en passant par les dimensions intermédiaires de 17, 20 et 25 mm.
